À mesure qu’une PME grandit, les risques associés à une mauvaise exécution augmentent, et ce, souvent de façon exponentielle.
Prenez le cas d’une PME qui fabrique des pièces automobiles et qui maîtrise bien ses processus. Quand tout était réalisé à l’interne, la maitrise des processus était plutôt simple : quelques réunions de suivi, plusieurs discussions de corridor et des changements peu nombreux mais bien communiqués au sein de l’équipe de projets.
Cette PME prend de l’expansion. Les processus et les pratiques sont étirés au maximum et la bonne conduite des projets repose sur les épaules de quelques individus qui peinent à faire leur travail de coordination tellement ils sont impliqués, autant comme experts produits ou techniques.
Cet article pourrait vous intéresserLe résultat : des projets qui glissent, des coûts qui explosent et des chargés de projets qui sont à bout de souffle!
Avec un minimum d’efforts, l’entreprise pourrait séparer le rôle de gestion de projets en deux rôles distincts soit : 1. L’expert technique 2. Le gestionnaire de projets.
L’expert technique a une vision plus court terme et détaillée alors que le gestionnaire de projets à une vision plus long terme, veille à la performance du projet et au support de l’équipe de projets.
Le gestionnaire de projets n’est pas une dépense, c’est un investissement!
Il est donc essentiel de retenir l’importance de la rédaction des processus ainsi que l’établissement de prévisions afin d’anticiper les besoins à long terme en lien avec les gestionnaires de projets.
Adapter + responsabiliser
La gestion de projet étant ce qu’elle est, compte de nombreux outils ainsi que des processus exhaustifs et complexes à mettre en place, ce qui peut faire peur aux PME.
Dans les faits, la gestion de projets devrait être adaptée à la réalité de l’organisation…pas le contraire.
Les PME qui accordent plus de valeur à la gestion de projets s’en tirent mieux financièrement.
Pourquoi? Simplement parce qu’elles gèrent mieux leurs risques! Le chargé de projets devrait être le gardien de ses projets. Il doit bien les maîtriser…mais pas nécessairement être responsable de tous les livrables. Les rôles et les responsabilités doivent être clairs et précis.
À titre d’exemple, après quelques semaines d’intervention chez un client, on a constaté que la matrice de rôles et des responsabilités avait une lacune majeure : « Tout le monde » était responsable de « tout ». Résultat : personne n’est responsable de rien! Sans blagues!
Un des symptômes de cette situation : les participants aux différentes réunions de projets étaient à peu près tous les mêmes…tout le temps. Quel gaspillage!
Clarifier les rôles et les responsabilités dans un processus de gestion de projets est donc primordial et permet également d’optimiser les réunions d’équipe afin que celles-ci soient le plus efficaces possible. Clarifier les rôles et les responsabilités contribue à une meilleure performance des projets. Si chacun sait ce qu’il a à faire, il y a moins de chance qu’une tâche soit oubliée ou, encore pire, réalisée en double!
Orienter et prioriser
Un des facteurs de succès de la gestion de projets chez les PME est la mobilisation de l’équipe de travail ainsi que les directives données par le ou les mandant(s).
La direction de l’entreprise a le devoir de mobiliser les équipes autour des projets. C’est-à-dire de prioriser les projets, d’assigner des ressources et de clarifier leurs attentes. Sur ce point, le gestionnaire de projets a tout avantage à presser la direction afin de clarifier leurs attentes. Une bonne question à poser est : « Qu’est-ce qui fera que ce projet sera jugé comme un succès à la fin? »
La mise en place d’un comité directeur (Steering Committee) améliore la performance des projets en créant un « forum » permettant d’échanger sur l’avancement et les blocages. Le comité directeur a donc un double rôle :
- S’assurer de la progression du projet
- Supporter l’équipe de projet face aux blocages rencontrés
Malheureusement, l’approche « comité directeur » est mal comprises. La plupart du temps, c’est simplement un forum où le gestionnaire de projet doit rendre des comptes. Ce comité, qui se réunit généralement une fois par mois, est un outil puissant tant pour la direction que pour l’équipe de projets…s’il est bien utilisé!
L’essentiel est alors de comprendre que la gestion de projet se fait de pair entre la direction et le mandataire, et qu’une communication bidirectionnelle est de mise pour l’atteintes des objectifs.
Gestion des changements
Les mots << gestion du changement >> amènent souvent de l’inquiétude chez les gestionnaires de projets au sein des petites et moyennes entreprises.
Effectivement, un autre point qui achoppe en gestion de projets dans les PME est la gestion des changements. On parle ici des changements de scope, c’est-à-dire le client qui demande de petites modifications (constamment!) ici et là dans le projet sans qu’on prenne le temps d’évaluer les impacts (budget, échéancier ou envergure).
Toute demande additionnelle dans un projet aura un effet sur le délai, le coût ou la qualité du projet. Par exemple, le client demande d’ajouter une petite fonction. Cela demandera probablement de la programmation, des essais ou une validation. Sans compter les impacts sur les dessins, la liste de composantes, la documentation techniques, etc. Un simple changement peut avoir un impact important sur les risques liés au projet. Dès qu’un gestionnaire de projets « accepte » le changement il devient responsable de livrer!
Enfin, le gestionnaire de projets expérimenté s’assurera de « bien gérer » son client afin de tempérer ses attentes et surtout de signaler les impacts des changements demandés. En effet, il faut toujours mesurer l’impact des nouvelles demandes afin de ne pas perturber le bon déroulement du projet.
En conclusion
En conclusion, les PME ont tout avantage à bien performer en gestion de projets. Promouvoir notre meilleur technicien ou ingénieur au poste de gestionnaire de projets n’est pas toujours une bonne idée! Si le profil n’est pas adéquat, l’individu risque de s’accrocher dans les détails techniques et oublier de remonter l’ascenseur!
Les PME qui tirent avantage de la gestion de projets verront rapidement des bénéfices tels que :
- Une meilleure utilisation de leurs ressources (financières, matérielles et humaines) ;
- Une meilleure performance des projets réalisés :
- Livraison à temps ;
- Respect du budget ;
- Respect de l’échéancier ;
- De meilleurs marges bénéficiaires ;
- Et finalement, une meilleure gestion des risques.
Bref, les avantages sont nombreux.
Patrick Sirois
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