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Pour enfin rendre les séances de génération d’idées efficaces!

Les séances de remue-méninges (brainstorming) sont généralement drabes…surtout si l’animateur est le patron et qu’il convoque la rencontre sans trop de préparation UNE fois par année en disant « Les amis ont est ici pour générer des idées…alors laissez-vous aller! » …encore un problème de pensée magique.

L’organisation d’une séance de génération d’idées (i.e. brainstorming) nécessite un minimum de préparation. Voici en quelques lignes les ingrédients de bases pour une séance réussit et je vous le souhaite…plusieurs idées / opportunitées générées.

1. Déterminez l’objectif de la session: Générer des idées de nouveaux produits? De nouveaux services? De nouveaux marchés? De réduction des coûts ou d’amélioration?

2. Visez une participation diversifiée non seulement en terme de fonctions (départements) mais aussi en termes d’attitudes et de caractère. Vous devriez donc viser des membres de la R&D, du marketing, du service à la clientèle ainsi que 1 ou 2 étrangers (outsiders) qui ne sont pas directement liés aux produits ou aux services visés par le brainstorm.

3. Assurez-vous de bien préparer les participants…quelques jours voir quelques semaine à l’avance. Guidez les vers les objectifs de la séance et demandez leur de porter une attention particulière aux demandes clients, à la compétition, aux besoins du marché. En bref demandez-leur de s’inspirer!

4. Choisissez un endroit inspirant pour tenir la rencontre…pas la salle de conference du sous-sol! Idéalement une salle bien éclairée dans un décors décontracté.

5. Stimulez les participants avec du matériel comme des Legos, des balles antistress, des cure-pipes, des revues ou des articles de journaux. Une autre technique de stimulation que l’on utilise consiste à tapisser un mur de photos du produit ou du service ciblé. Des photos d’un client en train d’utiliser votre produit, des photos de produits endommagés ou retournés, des images des produits de la compétition…

5. Préparez un ordre du jour misant sur des petits blitzs plutôt qu’un seul gros bloc de discussion.

6. N’acceptez aucune critique sur les idées soumises et éliminez toute hiérarchie.

7. Attendez la fin de la session pour évaluer le potentiel des idées générées. Évaluez celles-ci selon les critères que vous aurez déterminés à l’avance.

8. Assurez-vous de faire un suivi avec les participants quelques semaines après la séance pour les informer des actions que vous avez entreprises ou des projets lancés.

9. Finalement, un bon animateur sera clair et précis quant aux attentes de la direction, créera un climat agréable durant toute la séance et sera clairement en charge tout en laissant les participants prendre la responsabilité des résultats. L’animateur s’assurera se bien gérer le niveau d’énergie et de décoder le langage non verbal des participants. Tout un mandat hein!

Les séances de génération d’idées sont l’occasion idéale d’impliquer les employés de la base. Bien préparées, ces exercices peuvent contribuer significativement à la mobilisation du personnel…

Patrick Sirois

psirois@triode.ca

L’empathie permet de sentir les émotions des autres tout en étant détaché de la situation ce qui permet d’y voir plus clair.  L’empathie est un concept utile pour résoudre des problèmes et imaginer des idées d’affaires les plus créatives.

Une démarche qu’on utilise chez Triode est le Design Thinking où les “Design Thinkers” essaient de comprendre qui sont vos clients et ce qu’ils veulent afin de produire un produit ou un service qui est réellement utile pour eux.

Par exemple, il y a 20 ans, il était courant pour les experts des services sociaux de  concevoir des programmes qu’ils “pensaient nécessaires” pour le système sans nécessairement valider la pertinence de ces programmes. Sans surprise, il est apparu que  les programmes ne correspondaient pas au besoin de la clientèle,  de sorte, ils sont tombés aux oubliettes. Aux États-Unis, le Design Thinking (et l’empathie) est utilisé pour concevoir des programmes qui répondent effectivement aux besoins de la population qu’ils desservent.

L’empathie est particulièrement importante lorsque vous pensez à la conception des soins de santé. Les services médicaux peuvent être effrayants et rendre inquiets les patients. Il est donc impératif que la compréhension des craintes des patients et des besoins soit à la base de la conception pour les dispositifs médicaux, les cliniques, les services, etc. L’empathie ne se limite pas seulement aux clients (c’est-à-dire les patients), mais dessert aussi le personnel médical, y compris les médecins, les infirmières et les secrétaires médicales. Lorsque leur travail est plus harmonieux, les patients et le système dans son ensemble en tirent un avantage.

Chez Triode, l’empathie avec les autres commence par le plus simple des concepts: la conversation. En discutant  des problèmes et des besoins avec les chefs d’entreprise, les employés de différents départements, les clients actuels et potentiels, tous peuvent, contribuer à la compréhension de quel type de  produit ou service est vraiment nécessaire. La Clinique Mayo a parlé avec les patients et les médecins de l’expérience clinique et a redessiné leurs salles d’examen entièrement, afin d’inclure des espaces séparés pour les examens et les consultations.

Une fois les différents besoins  décrits, la prochaine étape du Design Thinking est la stratégie de produit, qui vise à résoudre le plus grand nombre de questions que possible avec un produit  ou un service innovateur. Lorsque les objectifs sont définis, il est temps de réfléchir à des concepts différents (idéation) et de les tester afin de les évaluer.

L’empathie est cruciale à toute démarche d’innovation. Elle influence la stratégie de produits et permet de prendre des décisions plus éclairées en aval dans le développement du produit ou du service. En bref, l’empathie améliore grandement l’expérience client et permet de dégager des marges supérieures.

Patrick Sirois

psirois@triode.ca

Patrick Sirois

Chez Triode nous travaillons étroitement avec votre équipe pour vous aider à définir votre stratégie de produits, en misant notamment sur la réduction des risques associés à l’innovation dans des environnements particuliers et souvent fortement réglementés.

À mesure qu’une PME grandit, les risques associés à une mauvaise exécution augmentent, et ce, souvent de façon exponentielle.

Prenez le cas d’une PME qui fabrique des pièces automobiles et qui maîtrise bien ses processus. Quand tout était réalisé à l’interne, la maitrise des processus était plutôt simple : quelques réunions de suivi, plusieurs discussions de corridor et des changements peu nombreux mais bien communiqués au sein de l’équipe de projets.

La plupart des consultants d’affaires ont tendance à se concentrer sur les « comment » (processus, outils, pratiques, etc.). Chez Triode, nous mettons l’accent sur le « quoi ». Que faut-il dans le marché? Que feriez-vous si vos clients actuels n’avaient plus besoin de votre produit ou service?

Avec une hypothèse déraisonnable, on ne fait plus de prévision raisonnable comme « si je charge la batterie, le téléphone fonctionnera ». Au lieu de cela, on provoque le changement. Par exemple: « Que se passerait-il si un téléphone cellulaire n’avait pas besoin de batterie ».

La différence entre la prévision et la provocation, selon George Bernard Shaw, c’est la différence entre voir les choses comme elles sont en demandant: » Pourquoi? » ou rêver les choses comme elles n’ont jamais été et en se demandant « Et si? »

Dans notre monde en évolution rapide, où les certitudes d’affaires disparaissent à vue d’oeil, la capacité d’imaginer les choses comme elles n’ont jamais été et demander: « Et si? » est une partie essentielle de l’ensemble des compétences de tous les cadres.

Après tout, toutes les organisations veulent innover…mais peu d’entre elles se posent les « bonnes » questions.

psirois@triode.ca

Plusieurs d’entre nous passons plusieurs heures par semaine en réunion. Est-ce que ces rencontres sont efficaces? Sentez-vous que tout ce temps passé en réunion en utile? Est-ce que l’animateur fait un bon travail d’animation? NON!

Comment alors rendre nos réunions plus efficaces? Comment évitez la « réunionnite », maladie contagieuse qui assaille la plupart des organisations?

1. Organisez des réunions debout.
Les membres de l’équipe auront moins envi d’étirer les sujets, la réunion sera ainsi plus efficace. C’est réunions durent généralement entre 10 minutes et 30 minutes.

2. Ayez un ordre du jour.
Simple, mais combien de fois vous pointez vous dans une rencontre où l’absence d’ordre du jour règne? TROP SOUVENT! Une réunion sans ordre du jour c’est comme une lettre sans adresse…comment se rendre à destination dans de telles conditions? Je refuse systématiquement de me pointer à une rencontre s’il n’y pas d’ordre du jour ou si au minimum l’objectif de la rencontre n’est pas cité dans l’invitation.

3. Respectez l’agenda
En commençant à l’heure, même s’il manque des invités. En traitant de tous les sujets prévus, quitte à mettre en « varia » les sujets qui émergent en cours de réunion. En finissant à l’heure prévue.

4. Admettez qu’une seule conversation à la fois.
Pas besoin de justifier cette règle!

5. Prenez des notes.
Si possible, des notes au tableau, pour que tous les participants les voient. Évitez les comptes rendus. Il est vraiment inefficace de passer une heure en réunion et une autre à documenter ce qui s’y est dit!

Nous notons les décisions prises, les actions et les points en suspends au tableau. Suite à la rencontre, on prend généralement une photo du tableau et la faisons parvenir à tous les participants. SIMPLE ET EFFICACE!

Pour les rencontres plus formelles, les mêmes points (les décisions prises, les actions et les points en suspends) sont notés dans un résumé de la rencontre d’une ou deux pages. Le résumé est envoyé aux participants dans les minutes qui suivent la rencontre.

6. Définissez CLAIREMENT les actions à suivre
CLAIREMENT veut dire clarifier l’action elle même, le responsable et la date d’échéance.

Suivez ces quelques règles et améliorez la performance de vos réunions.

Avez-vous d’autres trucs à proposer?

Patrick Sirois

psirois@triode.ca