Dans cette période inédite où le télétravail n’est plus une option mais une obligation, il est plus que jamais important de connaitre les outils à notre disposition (avec bien souvent des versions gratuites disponibles, même si limitées) qui nous permettront de travailler plus efficacement et plus facilement. 

Je vous propose un tour d’horizon rapide sur 3 types d’outils qui me paraissent importants de connaitre voir indispensables : 

 

La communication/partage de projet : Slack, Microsoft Teams, … 

Ces outils sont des sortes de super messagerie instantanée pour les entreprises. L’objectif? Communiquer directement avec une personne en particulier (généralement en collaborateur), mais surtout travailler en équipe grâce aux « chaînes » (channels en anglais). Les chaînes vous permettent de vous organiser au sein de votre entreprise, par département, projet ou autre et de partager de l’information très simplement.

Slack est un des précurseurs de ces applications/outils de télétravail. Comme la plupart des outils modernes, il est disponible sous forme d’application sur ordinateur/ tablette/ téléphone ou directement à partir de votre navigateur (slack.com) et le service de base est gratuit. Le point fort de Slack est sa convivialité et sa facilité de prise en main.

Face à cette offre, Microsoft a réagi avec ‘Teams’ qui propose un outil avec principalement les mêmes fonctionnalités que Slack et un peu plus, notamment avec une intégration des outils Microsoft Office 365 (Word, Excel, etc) mais aussi de Skype. Beaucoup de grandes compagnies et multinationales ont opté pour cet outil. Les ‘Teams’ peuvent être partagées à l’intérieur d’une compagnie mais aussi avec des ‘invités’ extérieurs

 

Le suivi de tâches avec tableau de bord ‘Agile’ : Trello, Jira, Asana, Microsoft Team Planner, … 

J’ai bien mis le terme ‘Agile’ entre guillemets car cette méthode implique toute une philosophie spécifique pour le développement de produit mais je parle ici uniquement de l’utilisation de tableaux de suivi de tâches (parfois appelé ‘Kaizen’, ce qui n’est aussi pas toujours parfaitement exact), qui peuvent être utilisés dans toutes sortes de projets, pas seulement le développement de produit. 

En résumé, cet outil vous permet de créer des ‘cartes’ qui représentent des tâches que vous faites avancer au fur et à mesure dans les colonnes de votre tableau de bord : A FAIRE puis EN COURS puis EN REVISION, …vous avez compris le principe. Les taches peuvent comporter le nom du responsable et des participants, le nombre d’heures allouées, des catégories, des dates cibles, des fichiers joints, … 

Ces tableaux de bord permettent une gestion visuelle du projet dans sa globalité avec une grande clarté et interactivité (chacun peut intervenir sur les cartes), impliquant toute l’équipe dans l’avancement du projet. 

Parmi les plus connus, on peut citer Trello (celui que j’utilise le plus), Jira (initialement orienté software/bug), Asana ou même le module Planner inclus dans directement dans Microsoft Teams (mais très basique et peu convivial). On a d’ailleurs la possibilité d’inclure des tableaux de toutes ces applications dans un onglet Microsoft Teams. 

 

Transfert de données : Wetransfer, Dropbox, Google drive, … 

Combien fois vous êtes-vous cassé les dents à essayer d’envoyer de gros documents ou une CAD de plusieurs centaines de Mo voir Go ?  Découpage en plusieurs .zip de 10 Mo par courriel, utilisation de ftp, etc…cela vire parfois au cauchemar… 

Wetransfer est de loin la solution la plus simple pour résoudre ce problème, sans d’inscription pour la version gratuite (simplement un courriel) qui permet jusqu’à 2Go de transfert. Un simple ‘drag & drop’ de votre fichier et le voilà envoyé ! 

Si vous avez besoin d’encore plus d’espace, la version Pro vous offre jusqu’à 20Go.

Bien sûr, si vous travaillez pour une grande compagnie internationale, il y a de forte chance que cette méthode soit prohibée pour des raisons de sécurité IT mais, pour des PME ou Start-Up, ça peut être une bonne solution. Évidemment, je n’utiliserais pas cette méthode pour des informations hautement confidentielles mais, pour la plupart des cas, le niveau de sécurité est bien suffisant. 

Je ne m’attarderai pas sur les solutions de stockage dans le ‘cloud’ type Dropbox, Google drive, etc, car je pense que vous êtes familier avec ces outils jour. 

 

Voilà pour ce tour d’horizon (très) rapide, la situation étant ce qu’elle est, je pense que c’est le moment idéal pour éventuellement bousculer nos habitudes et essayer de nouvelles choses…alors, on se lance ? 

 

Sylvain LeCloître

Conseiller stratégique

Triode